Integritetspolicy

InfoMentor är mån om att skydda enskildas integritet och konfidentialitet. All behandling av personuppgifter, oavsett om InfoMentor är att betrakta som personuppgiftsbiträde eller personuppgiftsansvarig, sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Detta inkluderar särskilt:

• Att hänsyn tas till gällande sekretessregler vid systemdesign, utveckling och implementering.
• Att InfoMentors behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagar och regler, inklusive kraven på förebyggande organisatoriska och tekniska åtgärder.
• Att all InfoMentors behandling av personuppgifter såsom personuppgiftsbiträde grundas på ett giltigt personuppgiftsbiträdesavtal som anger föremålet för behandlingen, behandlingens varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorier av registrerade, samt den personuppgiftsansvariges skyldigheter och rättigheter.
• Att InfoMentors lärplattform stödjer användarnas skyldighet att följa gällande sekretessregler och att hanteringen i systemet möjliggör att behandlingen i förekommande fall kan grundas på den registrerades samtycke.
• Att tillgodose InfoMentors kunder med support, utbildning och rådgivning gällande hur personuppgifter ska hanteras.
• Att säkerställa att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas, upprätthålls och granskas regelbundet.
• Att säkerställa att InfoMentor, såsom personuppgiftsansvarig, kan tillgodose de registrerades rättigheter.
• Att säkerställa att InfoMentor, såsom personuppgiftsbiträde, kan bistå den personuppgiftsansvarige med att tillgodose de registrerades rättigheter.

All InfoMentors behandling och hantering av personuppgifter bygger på dataskyddsförordningens princip om ansvarstagande, på sekretess samt på respekt för de registrerades rättigheter, friheter och rätt till personlig integritet.

InfoMentor är personuppgiftsbiträde för lärplattformen InfoMentor. Såsom personuppgiftsbiträde håller InfoMentor lärplattformen i drift, vilket inkluderar bibehållandet av all data som lagras i systemet. All hantering av personuppgifter i denna roll görs i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalets. Detta avtal anger härvid bl.a. föremålet för behandlingen, behandlingens varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorier av registrerade, samt den personuppgiftsansvariges skyldigheter och rättigheter.

InfoMentor registrerar inte någon personlig information i lärplattformen InfoMentor, till exempel information om elever, familjemedlemmar eller anställda. InfoMentor samlar heller inte självmant in någon information från lärplattformen InfoMentor i syfte att behandla densamma för egna syften.

Personuppgiftsansvariga för lärplattformen InfoMentor är huvudmannen för respektive förskola, grundskola, gymnasieskola eller annan utbildningsverksamhet. I lärplattformen InfoMentor finns möjligheten att registrera diverse information om elever och deras familjemedlemmar, såsom namn, adresser och telefonnummer, men även diverse information kopplad till elevens utbildning. Möjligheten finns vidare att registrera nödvändig information om utbildningsverksamhetens anställda.

Personuppgiftsansvariga (anställda vid utbildningsinstitutionerna) registrerar personuppgifter I lärplattformen InfoMentor och är Den personuppgiftsansvarige är ytterst ansvarig för den information som finns i systemet och måste säkerställa att gällande dataskyddslagstiftning efterlevs, inklusive kraven på att alla personuppgifter som behandlas är relevanta för de utvalda ändamålen, att behandlingen är korrekt samt att kravet på öppenhet efterlevs.

Det är utbildningsverksamhetens administratörer som kontrollerar vem som har tillgång till lärplattformen InfoMentor. Ansvaret för att ta beslut om bl.a. vilken information som ska lagras om elever, vårdnadshavare eller anställda, hur lagring ska ske och hur länge samt när delning och radering av personuppgifter ska ske, vilar på den personuppgiftsansvarige.

InfoMentor delar ej någon form av information som finns i lärplattformen InfoMentor, om inte en formell förfrågan har gjorts av den personuppgiftsansvarige, eller i de fall då det finns en tvingande skyldighet enligt lag.

Radering av data i InfoMentors lärplattform sker endast efter en formell förfrågan från den personuppiftsansvarige. När det inte längre finns någon skälig orsak för att bevara viss information skall InfoMentor informeras om att denna information ska raderas. Raderad data är inte möjlig att återställa. Radering av personuppgifter utförs enligt av InfoMentor fastställda rutiner.

Då InfoMentor är ansvarig för drift och service av lärplattformen InfoMentor, kan det finnas tillfällen då InfoMentors personal behöver få åtkomst till systemet för support åt användare eller för felavhjälpning. Denna typ av åtkomst regleras genom tydliga rutiner för vilka anställda som har tillåtelse till detta och utförs dessutom endast efter en formell förfrågan från personuppgiftsansvarig. Samtliga åtgärder som InfoMentors anställda utför i systemet, loggas och kan härledas tillbaka till individer. Samtliga anställda arbetar under sekretess. Se punkt 5 för ytterligare information om tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

InfoMentor är personuppgiftsansvarig för hanteringen av personuppgifter som företaget samlar in och sparar i samband med support och rådgivning till kunder och användare avseende lärplattformen InfoMentor.

Kontaktinformation till personuppgiftsansvarigs kontaktpersoner

Personuppgiftsansvarig ska regelbundet skicka information om kontaktpersoner till InfoMentors serviceteam. Informationen ska innefatta namn och e-postadress till kontaktpersonen. InfoMentor behandlar denna information genom att samla in, lagra och använda den, med ändamålet att enkelt kunna ta kontakt med personuppgiftsansvarig i frågor som rör de tjänster som personuppgiftsansvarig köpt samt att tillse att parterna fullföljer sitt avtal. behandlar häribland

Den lagliga grunden för denna behandling är en intresseavvägning, där vi anser att det är vårt berättigade intresse att enkelt kunna kontakta personuppgiftsansvarig avseende avtalet. Som registrerad har du rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Personuppgiftsansvarig ska meddela InfoMentor om eventuella förändringar gällande kontaktpersoner. Om en person inte längre ska vara kontaktperson kommer denne/denna att raderas, liksom när avtalet upphört.

Kundsupport och rådgivning till användare

Varje gång som en användare av InfoMentors lärplattform skickar e-post eller ringer med ett supportärende, eller annars begär assistans från en av våra supporttekniker eller specialister, skapas en notering som länkas till användaren. Detta görs för att kunna kontakta personen gällande aktuellt ärende samt för att få en överblick över den support som vi har gett våra användare och kunder, med ändamålet att möjliggöra en så god användarupplevelse som möjligt. Personuppgifter som hanteras på detta sätt, sparas I ett kontrollerat och avgränsat CRM-system. I övrigt sparas eller registreras inga serviceärenden på ett sätt som kan identifiera personen i fråga.

De personuppgifter som vi kan samla in, lagra och använda för att driva supportärendet framåt är:

• Namn
• Användarnamn (personnummer)
• Yrkestitel
• Skola eller institution
• E-postadress
• Telefonnummer

Den lagliga grunden för denna behandling är en intresseavvägning, där vi anser att det är vårt berättigade intresse att erbjuda support för våra tjänster av god kvalitet, särskilt när vi åtagit oss detta gentemot utbildningsverksamheten. Som registrerad har du rätt att invända mot denna intresseavvägning

Information som InfoMentor på detta sätt samlat in från delas inte med tredje part. En formell begäran kan göras för att radera information ur vårt CRM-system. Se kapitel 5 för ytterligare information om tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

InfoMentor är ansvarig för hanteringen av personuppgifter som företaget samlar in och registrerar i samband med vissa tjänster, försäljning och marknadsföring. I detta kan inkluderas adresslistor för utskick, registrering av utbildningar inom systemet, begäran av notifieringar från informationssystem, deltagare i specialistgrupper på sociala medier eller deltagare i pedagogiska utvärderingar på InfoMentors hemsidor. InfoMentor samlar in denna typ av information genom vår hemsida www.infomentor.se

Ändamålet med att samla in denna typ av personuppgifter är att kunna säkerställa InfoMentors kommunikation med och service till kunder. Insamlingen av information syftar också till att kunna dela information om företagets verksamhet till tredje part samt för marknadsföringsaktiviteter.

All databehandling för dessa ändamål grundar sig på samtycke från den registrerade. Som registrerad har du rätt att när som kontakta oss för att återkalla ditt samtycke, med verkan för framtiden.

De personuppgifter som vi kan samla in är:

• Namn, e-postadress, yrkestitel och aktuell skola (eller annan utbildningsverksamhet) till den person som önskar stå med på InfoMentors adresslista för utskick.
• Namn och e-postadresser till personer som önskar få en introduktion till lärplattformen InfoMentor.
• Namn, e-postadress, yrkestitel och aktuell skola (eller annan utbildningsverksamhet) till den som registrerar sig för en kurs/konferens eller annat event arrangerat av InfoMentor.
• Namn, e-postadress, aktuell skola (eller annan utbildningsverksamhet) och stad till personer som svarar på enkäter gällande skolan.

Alla personuppgifter som InfoMentor samlar in, sparas i ett kontrollerat CRM-system eller i ett slutet, elektroniskt lagringsutrymme. Se kapitel 5 för ytterligare information om tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Personuppgifter som har registrerats i adresslistor för utskick, raderas på förfrågan av uppgiftslämnaren och denne kan även avprenumerera från dessa utskick genom att klicka på en länk i slutet av nyhetsbrevet. Uppgiftslämnaren kan även skicka en begäran till info@infomentor.se om att bli borttagen från adresslistor för utskick eller borttagande av personuppgifter som är registrerade i InfoMentor. All personlig information om den registrerade raderas följaktligen från systemet.

InfoMentor varken delar eller överför personuppgifter som företaget har registrerat för syften som försäljning, support eller marknadsföring, till tredje part.

InfoMentor använder sig av cookies på hemsidan www.infomentor.se. Inga personuppgifter från besökarna på våra hemsidor, registreras eller överföres. Cookies är korta textfiler som vanligtvis läggs på en dator eller annan Internet baserad utrustning när man besöker hemsidan. Även om de flesta webbläsare accepterar cookies, så finns möjligheten att ändra inställningar till att blockera cookies. Mer information finns i InfoMentors cookie policy.

I avsnitten ovan beskrivs de aktörer som, I förekommande fall, mottar personuppgifter från oss för att självständigt behandla dem. Nedan följer en lista över våra underleverantörer:

https://www.infomentor.se/om-oss/leverantorer-och-partners

Alla personuppgifter hanteras inom EU/EES.

Oavsett om InfoMentor anses vara personuppgiftsbiträde eller personuppgiftsansvarig för en viss personuppgift, så förbinder sig InfoMentor att hantera alla personuppgifter med vidtagande av lämpliga säkerhetsåtgärder för att säkerställa uppgifternas integritet. InfoMentor arbetar i enlighet med ISO-27001 och ISO-9001. Samtliga säkerhetsåtgärder som är vidtagna är baserade på dataklassificering och konsekvensbedömningar för vår datahantering. Företaget har en skriftlig säkerhetspolicy och utför regelbundet en riskanalys gällande datahantering. En regelbunden granskning och bedömning av effektiviteten av våra tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, för att säkerställa säkerheten vid all hantering av data, utförs och leds av InfoMentors Chief Operating Officer.

All information om InfoMentors användare hanteras med största försiktighet för att säkerställa att information inte går förlorad eller hamnar i händerna på obehöriga personer.

6.1 InfoMentors anställdas åtkomst till information

De anställdas möjligheter till åtkomst till InfoMentors system, beror på deras position i företaget och de krav som ställs för just den rollen.

Tillgång till information om användarna i InfoMentor-systemet avgörs av den anställdes befogenhet, och anställda bör endast utföra transaktioner i systemet som är nödvändiga för att de ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Samtliga InfoMentors anställda måste kunna rättfärdiga alla transaktioner i systemet, om en granskning av transaktionsloggen skulle göras. InfoMentors lärplattform har en inbyggd log som möjliggör spårning av alla åtgärder som en anställd vidtar i systemet.

Åtkomsträttigheter fördelas i enlighet med InfoMentors fastställda operativa rutiner för informationssäkerhet.

Det åligger cheferna för alla InfoMentors avdelningar att regelbundet se över åtkomsträttigheterna för sina anställda. The Chief Information Security Officer ansvarar för att säkerställa att åtkomsträttigheterna är i linje med respektive anställds funktion. Om en person slutar sin anställning, skall dennes samtliga åtkomsträttigheter återkallas eller tas bort.

6.2 Anställdas sekretessåtagande

Samtliga InfoMentors anställda har tecknat ett sekretessavtal för att säkerställa skyddet av konfidentiell information. Anställda är skyldiga att hantera all information som de kan komma över under sitt arbete avseende företaget, företagets kunder eller användare av lärplattformen, konfidentiellt. InfoMentors anställda har förbundit sig att följa detta åtagande för att förhindra eventuell skada för uppgiftslämnarna i InfoMentors lärplattform.

De anställdas sekretessåtagande är giltigt under anställningstiden, men även efter avslutad anställning hos InfoMentor.

6.3 Åtgärder vid personuppgiftsincidenter

Både i sin roll som personuppgiftsbiträde som personuppgiftsansvarig, så understryker InfoMentor vikten av tydliga arbetsmetoder för att kunna hantera eventuella personuppgiftsincidenter.

Som personuppgiftsbiträde åtar sig InfoMentor att meddela personuppgiftsansvarig, skoladministratören och kontaktpersonen direkt vid en eventuell personuppgiftsincident. Den ansvarige skall därefter rapportera vidare till Integritetsskyddsmyndigheten och uppgiftslämnaren, i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. InfoMentor kommer att vara personuppgiftsansvarig behjälplig i denna process. InfoMentor skall dokumentera säkerhetsintrånget och utvärdera såväl effekten av incidenten som vidtagna åtgärder.

Som personuppgiftsansvarig åtar sig InfoMentor att meddela Integritetsskyddsmyndigheten vid en eventuell personuppgiftsincident, i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Vid en incident kommer effekterna på och risken för de registrerades rättigheter och möjligheter att utvärderas. Om personuppgiftsincidenten sannolikt leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter kommer vi att utan onödigt dröjsmål informera de registrerade som berörs. InfoMentor dokumenterar och utvärderar alltid alla incidenter och effekterna därav samt vidtar nödvändiga korrigerande åtgärder.

Som personuppgiftsbiträde åtar sig InfoMentor att säkerställa att InfoMentors lärplattform är utformad och utvecklad med den registrerades rättigheter i åtanke och att systemet kan bistå den personuppgiftsansvarige så att säkerställa att skyldigheterna gentemot de registrerade uppfylls. Registrerad person bör i första hand kontakta personuppgiftsansvarig (aktuell utbildningsverksamhet) angående den information och de personuppgifter som behandlas i lärplattformen InfoMentor.

Som personuppgiftsansvarig åtar sig InfoMentor att se till att de registrerades rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning tillgodoses. Alla registrerade som InfoMentor har samlat in personuppgifter från, har rätt att ta del av vilken information som är insamlad och sparad om dem hos oss. Denna integritetspolicy anger därtill vilken typ av personuppgifter som samlas in av InfoMentor och vilka ändamål vi har med respektive behandling. Alla registrerade har även sådan rätt till rättelse/radering som följer av gällande dataskyddslagstiftning. Vidare har de sådan rätt till begränsning av vår behandling, att invända däremot och till dataportabilitet som följer av gällande dataskyddslagstiftning.

När en behandling av personuppgifter är baserad på den registrerades samtycke, kan den registrerade när som helst återta sitt samtycke. När behandling av personuppgifter är baserat på en intresseavvägning kan den registrerade alltid invända mot avvägningen. Den registrerade har också en absolut rätt att motsätta sig direkt marknadsföring.

Registrerade personer kan utöva sina rättigheter genom att kontakta InfoMentors dataskyddsombud (dpo@infomentor.se). Om en registrerad person anser att behandlingen av personuppgifter hos InfoMentor inte överensstämmer med gällande dataskyddslagstiftning eller inte följer säkerhetskraven, kan denne skicka ett klagomål eller meddelande till vårt dataskyddsombud (dpo@infomentor.se).

Den registrerade har även en rätt att klaga på vår hantering av personuppgifter hos en tillsynsmyndighet för personuppgiftsfrågor. Särskilt om den registrerade bor, arbetar eller anser att den felaktiga hanteringen inträffat i Sverige så har denne/denna rätt att vända sig till den svenska tillsynsmyndigheten, som för närvarande heter Integritetsskyddsmyndigheten.

Information om klagomål och anmälningar till Integritetsskyddsmyndigheten finns på inspektionens hemsida: https://www.imy.se/

Alla beslut om behandling av personuppgifter tas av InfoMentors koncernledningsgrupp och styrelsen, med stöd av vårt dataskyddsombud.

Observera att denna policy ses över regelbundet och kan när som helst ändras för att återspegla InfoMentors affärsverksamhet och hantering av personuppgifter.

Denna integritetspolicy publiceras på vår hemsida www.infomentor.se.

InfoMentor, 556651-9475, Spannmålsgatan 11, 291 32 Kristianstad, 044-200 123, info@infomentor.se, är personuppgiftsansvarig i de delar som anges ovan.

Om du har några frågor, kommentarer eller förfrågningar om ytterligare information om InfoMentors behandling av personuppgifter, ber vi dig vänligen att i första hand kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@infomentor.se

För dig som är elev eller skolpersonal så kan InfoMentors lärplattform kopplas till ditt Google-konto. Denna möjlighet förutsätter att din skola vill ha det så. Det är det Google-konto som du fått från din skola som ska användas vid en sammankoppling.

I enlighet med Googles villkor måste även du godkänna en sådan koppling. För att kunna göra det behöver du veta vad den betyder.

Det är InfoMentors lärplattform som får tillgång till ditt Google-konto. Målet är att du lätt ska kunna hålla koll på ditt Google-konto medan du använder plattformen. Tanken är också att du ska kunna använda din Google-kalender tillsammans med plattformen och komma åt dina filer på din Google-drive i plattformen.

Sammankopplingen gäller bara den information som vi berättar om här. Vi lämnar inte din information vidare till någon annan.

För att sammankopplingen ska fungera använder vi Google Credentials (Googles användaruppgifter). Vi sparar ditt Google-användarnamn i plattformen för att sammankopplingen ska bli rätt nästa gång du kommer till oss. Det är bara ditt användarnamn som vi sparar.

Plattformen får veta hur många olästa Google-mail du har och visar det för dig när du är inloggad på plattformen. Plattformen läser inte och sparar inte din epost. Om du klickar på siffran som visar hur många olästa mail du har skickas du vidare till din vanliga Google mail.

Plattformens kalender får visa din Google-kalender. Du kan ändra direkt i din Google-kalender från plattformen. Vi sparar inte det som står i din Google-kalender i plattformen.

Du får tillgång till dina filer på din Google Drive i plattformen så att du kan göra länkar till dina Google-filer i plattformen. Vi sparar alla länkar i plattformen, men inga filer från din Google Drive.

Du kommer få tillfälle att godkänna ändringar av denna policy innan de börjar gälla.

Vi utför sammankopplingen på uppdrag av din skola. Vi har inte personuppgiftsansvaret för de uppgifter från ditt Google-konto som lärplattformen får tillgång till. Du kan ändå kontakta oss för att få hjälp med frågor om hanteringen av dina personuppgifter.

Om du har någon ytterligare fråga om själva sammankopplingen kan du kontakta din skola.